ワードで内容証明郵便を書く
【解説】
内容証明郵便というのは、実は、その様式が決まっています。
いろいろパターンがありますが、普通、パソコンで内容証明郵便を作成する場合は、多くの方は、横書きで書くと思います。そのような横書きの場合、１行に26文字以内で、１ページは20行で書きます。１行に20文字以内で、１ページが26行でもかまいません。
そして、内容証明郵便の場合、半角文字というのは、原則として認められません。また、句読点も１文字とカウントされ、句読点が行の一番最初にくる場合でも、前の行の最後に回すわけにはいきません。
要するに、文書の作成の仕方としては、一番原始的な書き方をするわけで、たとえて言うなら、原稿用紙の１マス１マスに、句読点であろうが、数字であろうが、１つずつ埋めていく感じで文書を作成します。
そして、通常の原稿用紙の使い方と異なり、句読点も行の一番最初に持ってこないといけません。これは、厳格に守らないといけないので、パソコンで内容証明郵便を作成するときは、ちょっと注意が必要です。
というのは、普通のワードの初期設定では、いろいろ便利な機能が付いています。
たとえば、「禁則処理」といって、行の一番最初に句読点がくるときは、前の行の一番最後に句読点を持ってきて、自動的に見栄えのよい文書にしてくれます。内容証明郵便では、このような「文明の利器」は使わず、原始的にすべて全角で、１マス１文字で文書を作成しなければならないわけです。
本来、一番原始的な文書の作成方法なわけですから、簡単にできそうですが、これがなかなかうまくいきません。
「まかせとけ！」という方は、次の文章をワードの文書に貼り付けて、すべて、１行26文字になるように加工してみて下さい。
＊ ＊ ＊ ＊ ＊ ＊ ＊ ＊ ＊ ＊
当方は貴殿に対し、○市○町１丁目２－３４の土地（以下、「本件土地」という。）を賃貸しておりますが、平成１８年１０月２６日に期限が到来いたします。
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当たり前ですが、そのままコピーして貼り付けますと、書式情報も貼り付けられるので、
［編集］メニュー
↓
［形式を選択して貼り付け］
↓
「テキスト」
で貼り付けないといけません。
ワード2007の場合は、［ホーム］タブ－［クリップボード］グループの「貼り付け」－「形式を選択して貼り付け」－「テキスト」です。
さらに、フォントは「ＭＳ Ｐ明朝」のようなプロポーショナルフォントではなく、「ＭＳ 明朝」のような等幅フォントを使わないといけません。
以上に注意してまず、上の文章を貼り付けた上で、
［ファイル］メニュー
↓
［ページ設定］
↓
「文字数と行数」タブの「文字数と行数を指定する」にチェックマークを入れ、「文字数」を26文字、「行数」を20行にします。
ワード2007の場合は、［ページレイアウト］タブ－［ページ設定］グループの右下のダイアログボックス起動ツールをクリックして［ページ設定］ダイアログボックスを出して、後は同じです。
さあ、それで全部の行が26文字になっているかというと、そうではありません。
１行目全体を範囲指定して
［ツール］メニュー
↓
［文字カウント］
で文字数を見てみると、27文字になっていると思います。
ワード2007では、［校閲］タブ－［文章校正］グループの「文字カウント」です。
その原因は、先ほど書きましたように、１行目の最後に句読点がきていることから分かりますように、禁則処理がなされているからです。
この禁則処理を解除しないと、うまく１行26文字に収まりません。そこで、段落のどの場所でもよいから、カーソルを置いて
［書式］メニュー
↓
［段落］
↓
［体裁］タブの「改行時の処理」の「禁則処理を行う」と「句読点のぶら下げを行う」のチェックマークをはずします。
ワード2007では、［ホーム］タブ－［段落］グループの右下のダイアログボックス起動ツールをクリックして［段落］ダイアログボックスを出せば、後は同じです。
これで、句読点が２行目の最初に来て、１行目は26文字になったと思います。文字カウントで確認してみて下さい。
さあ、これで文書全体が、１行が26文字になったと思いきや、２行目全体を範囲指定して、［ツール］－［文字カウント］をクリックしてみて下さい。27文字になっていると思います。
そこで、２行目を見てみると、句読点とカッコが続けて出てきます。
" 。） "という部分です。
ここがどうも怪しい。この部分がきっちり全角２文字分の幅になっていません。これをきっちり全角２文字分に配列するにはどうすればいいでしょうか？
答えは、「カーニングをオフにする。」です。
実は、ワードには文書の見栄えをよくするために、文字の間隔を自動的に調整する機能として、「カーニング」という機能があります。「カンニング」じゃないですよ。
これが、１行26文字にするのを邪魔しています。このカーニングは、文字間隔を調整し文字が自然に見えるようにするためのものです。したがって、２行目をきっちり26文字にしたければ、このカーニングをオフにすれば、うまくいきます。
やり方は、「Ctrl＋Ａ」で文書全体を範囲指定して
［書式］メニュー
↓
［フォント］
↓
［文字幅と間隔］タブの「カーニングを行う」のチェックマークをはずします。
ワード2007では、［ホーム］タブ－［フォント］グループの右下のダイアログボックス起動ツールをクリックして、［フォント］ダイアログボックスを出せず、後は同じです。
こうすれば、バッチリ２行目も26文字に収まったと思います。
ところで、このカーニングは、普通の日本語の文章のとき、特に内容証明郵便のような全額文字ばかりを使うときには、機能しません。主に、半角の英字について適用される機能です。
しかし、半角の英字だけではなく、区切り文字にも適用されるので、日本語の文章でも、" 「」（） "などが多く入る文章では、機能するようです。特に、" 「」（） "と句読点が続けて出てくるような場合に機能してしまいます。
したがって、カーニングの機能を全くオフにしなくても、区切り文字だけについてカーニングをオフにすれば、内容証明郵便のような場合には、きっちり１行26文字に収めることもできます。
具体的には、文書の任意の場所にカーソルを置いて、
［ツール］メニュー
↓
［オプション］
↓
［文字体裁］タブ
↓
「カーニング」の「半角英字のみ」にチェックマークを入れれば、２行目はきれいに26文字で収まります。
ワード2007では、左上の「Office」ボタン－右下の「Wordのオプション」ボタン－左側の「文字体裁」－「カーニング」の「半角英字のみ」にチェックを入れます。
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