区分所有法42条(議事録)

【解説】

1.議事録の作成者(第1項)

集会が無事に終了しますと、議事録というのを作成しないといけません。

まず、この議事録の作成者は「議長」です。「議長」は、原則として「管理者又は集会を招集した区分所有者の一人」(第41条)ということになります。

また、議事録については、書面だけでなく、電磁的記録によっても作成できます。そして、電磁的記録によって議事録を作成するのに、集会の決議、区分所有者全員の承諾、規約の定めなどは不要である。

ただ、「書面」と「電磁的記録」に限定されているので、テープで記録することはできません。

この規定に違反して、議事録を作成しなかったり、記載すべき事項を記載しなかったり、虚偽の記載をしたときは、議長は20万円以下の過料に処せられます。

2.議事録の内容(第2項)

議事録には、「議事の経過の要領」及び「その結果」を記載し、又は記録しなければならないとされています。

「議事の経過」とは、開会、議題、議案、討議の内容、表決方法および閉会などを指しますが、その「要領」の記載でよいので、発言内容をすべて記載する必要まではありません。

また、「議事の結果」というのは、表決によって可決されたか、否決されたかということです。

3.議事録への署名押印(第3項)

この議事録は、「議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。」という規定があります。議事録の内容が正しいことの証明のためです。

なお、集会に出席した区分所有者が二人未満の場合は、出席した区分所有者のみの署名押印で足ります。

「署名押印」というのは、署名(自書、手書き)の上、押印することです。

4.電磁的記録による議事録(第4項)

この規定は、議事録が「書面」で作成されているときは、第3項により議長及び集会に出席した区分所有者の2人の署名押印が要求されていますが、電磁的記録により議事録が作成されている場合は、「署名押印」することはできません。

そこで、電磁的記録により議事録が作成されている場合は、「法務省令で定める署名押印に代わる措置」、つまり電子署名を要求している規定です。

本項については、規約で別段の定めをすることはできません。

5.議事録の保管及び閲覧(第5項)

集会の決議は、区分所有者は当然のことながら、区分所有者の特定承継人にも効力を及ぼし(法46条1項)、その内容が使用方法に関するものであれば、占有者にも効力を及ぼすので(法46条2項)、議事録は保管しておかないといけません。

そして、この議事録の保管・閲覧・保管場所の掲示は、「規約」の規定(法33条)が準用されています。